Mal ehrlich, wie gut bist du organisiert? Wunderst du dich auch manchmal über die Kollegin, die über alles den Überblick behält, der nichts durchrutscht und nicht nur ihre eigenen Aufgaben, sondern auch noch die Aufgaben der Kollegen im Blick hat?
Wie macht die das? Mit großer Wahrscheinlichkeit ist Selbstmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Ob es darum geht, im Beruf produktiver zu sein, die Freizeit besser zu nutzen oder einfach nur den Alltag stressfreier zu gestalten, effektives Selbstmanagement macht das Leben einfacher.
Gender-Disclaimer: Die in diesem Artikel gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen. Auf eine Mehrfachbezeichnung wird in der Regel zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.
Ich muss zugeben, dass ich nicht immer der beste Selbstmanager war. In der Vergangenheit habe ich oft einfach drauflos gearbeitet, ohne wirklich darüber nachzudenken, wie ich meine Zeit am besten nutzen kann. Das hat oft zu Stress und Überlastung geführt, und ich habe mich gefragt, wie ich das ändern kann.
Inzwischen habe ich jedoch einiges gelernt, das mir geholfen hat, meinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und den Überblick zu behalten:
1. Prioritäten setzen
Eines der wichtigsten Dinge, die ich gelernt habe, ist, wie wichtig es ist, Prioritäten zu setzen. Wenn ich eine Liste mit Dingen habe, die ich erledigen muss, ist es hilfreich, diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. So kann ich sicherstellen, dass ich zuerst die Aufgaben erledige, die am wichtigsten sind, und mich dann den weniger wichtigen Dingen widme.
Eine gute Grundlage dafür bietet die sogenannte Eisenhower Matrix. Hierbei werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und entsprechend bearbeitet.
2. To-Do-Listen erstellen
Die einen hassen sie, die anderen lieben sie und schwören drauf. To-Do-Listen sind eine großartige Möglichkeit, um sich zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Ich finde es hilfreich, am Anfang des Tages oder der Woche eine Liste mit allen Dingen zu erstellen, die ich erledigen muss. Wenn ich dann eine Aufgabe erledigt habe, streiche ich sie von der Liste. Das gibt mir ein Gefühl der Zufriedenheit und hilft mir, motiviert zu bleiben.
3. Zeitpläne erstellen
Ein Zeitplan ist eine weitere großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ich meine Zeit effektiv nutze. Ich plane meine Woche im Voraus und teile meine Zeit so ein, dass ich genügend Zeit für die wichtigsten Aufgaben habe. So vermeide ich es, mich in unnötigen Aktivitäten zu verlieren und kann mich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Ich überlege mir, welche Ziele ich erreichen möchte. Ein untergeordneter Tagesplan hilft mir, den Überblick über meine Aufgaben zu behalten. Auch eine sogenannte „Deep-Focus“ Zeit plane ich ein. Das ist meine persönliche Stillarbeitszeit, in der in nicht im sondern am Unternehmen arbeite und Projekte und Strategien entwickle.
4. Welche Tools nutzt du hier?
Ich nutze ein Buch für Notizen, um meine Gedanken und Aufgaben festzuhalten. Außerdem habe ich einen digitalen Kalender, der mir hilft, meine Termine und Deadlines im Auge zu behalten. Für das Follow-Up nutze ich oft digitale Tools, da sie es mir erleichtern, mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben.
5. Mit Erinnerungen arbeiten
Ja, ich arbeite mit Erinnerungen, um sicherzustellen, dass ich wichtige Termine und Aufgaben nicht vergesse. Es kann jedoch auch stressig sein, ständig von Erinnerungen unterbrochen zu werden. Deshalb nutze ich sie nur für die wichtigsten Dinge.
6. Digitale oder analoge Tools? Oder beides?
Ich nutze beides – analog für meine persönliche Kontrolle, da ich gerne Dinge wegstreiche, und digital für das Teilen von Aufgaben und Terminen mit Kollegen. Ich denke, dass es wichtig ist, die Vor- und Nachteile beider Ansätze abzuwägen und je nach Bedarf und Präferenz zu entscheiden, welche Methode am besten funktioniert. Es ist letztendlich wichtig, dass man sich mit seinen Werkzeugen wohl und sicher fühlt, um effektiv arbeiten zu können.
7. Vom Stift in den Kopf!
Mir persönlich hilft es auch, Dinge aufzuschreiben, um sie besser im Kopf behalten zu können. Ich finde, dass der Akt des Schreibens dazu beiträgt, Gedanken und Ideen zu strukturieren und zu klären.
8. Flexibilität muss gewährleistet sein
Bei allem Respekt für To-Do-Listen oder Zeitpläne: auch Flexibilität ist wichtig. So kann ich auf unerwartete Ereignisse reagieren. Manchmal müssen Pläne geändert werden, und das ist in Ordnung. Ich passe mich an und suche nach alternativen Lösungen.
9. Pausen einlegen
Pausen sind wichtig, um den Geist zu erfrischen und Energie zu tanken. Wenn ich den ganzen Tag ohne Pause arbeite, fühle ich mich erschöpft und unmotiviert. Das hält auf Dauer niemand aus. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Pausen einzulegen, um sich zu erholen und den Kopf frei zu bekommen. Ich finde es hilfreich, alle paar Stunden eine kurze Pause einzulegen und zum Beispiel einen Spaziergang zu machen oder einen Kaffee zu trinken.
10. Routinen etablieren
Routinen sind eine großartige Möglichkeit, um produktiver zu sein und Zeit zu sparen. Ich habe zum Beispiel eine Morgenroutine etabliert, die mir hilft, produktiv in den Tag zu starten. Ich stehe jeden Tag um dieselbe Zeit auf, mache eine kurze Meditation, mache ein paar Dehnübungen und frühstücke dann. Das hilft mir, mich auf den Tag vorzubereiten und gibt mir ein Gefühl der Struktur.
11. Höre auf deine Bedürfnisse
Und schließlich denke ich, dass es wichtig ist, auf seine eigenen Bedürfnisse zu hören. Jeder hat seine eigenen Stärken und Schwächen und es ist wichtig, diese zu erkennen und entsprechend zu handeln. Es ist in Ordnung, um Hilfe zu bitten oder Aufgaben zu delegieren, wenn man überfordert ist.
Wer jetzt glaubt, ich sei der Selbstmanagement Guru – weit gefehlt. Es ist ein Prozess. Und Prozesse lassen sich natürlich immer weiter optimieren. Auch darin übe ich noch.
Es erfordert also ein wenig Disziplin und Planung, aber die Belohnungen sind es definitiv wert. Also, probiere es aus und schau, wie es dein Leben verändern kann!